524 funcționari publici și personalul de conducere din cadrul Primăriei vor putea comunica direct, online, cu cetățenii. Pentru acest lucru, există 2 proceduri puse la dispoziție de către Primăria municipiului Cluj-Napoca. Pe de o parte există procedura audiențelor, care pot fi acordate și online de către primar, viceprimari, administrator public, secretar general și directori (detalii găsiți pe site-ul Primăriei Cluj-Napoca, www.primariaclujnapoca.ro., la secțiunea Administrație/Informații publice/Audiențe).
De asemenea, în cadrul procesului de digitalizare a serviciilor oferite cetățenilor, Primăria Cluj-Napoca introduce Tichetul Albastru – o nouă procedură online având ca scop îmbunătățirea relației dintre cetățeni și funcționari.
Tichetul Albastru este un serviciu de comunicare directă, la cerere, prin programare online între fiecare cetățean care are o solicitare înregistrată la Primăria Cluj-Napoca și inspectorul (personalul de execuție) care o are în operare în vederea furnizării unui răspuns și clarificarea unor aspecte privind serviciul administrativ solicitat. Acest tip de interacțiune cu personalul de execuție din cadrul Primăriei este valabil atât pentru cererile care sunt în operare, cât și pentru cele la care s-a primit un răspuns, dar se doresc anumite clarificări, în maximum 30 de zile de la comunicarea acestuia. Programarea pentru Tichetul albastru se face cu minim 48 ore înainte.
„La Primăria Cluj-Napoca, utilizăm tehnologiile digitale pentru a facilita accesul cetățeanului la informațiile care îl interesează, referitoare la propriile cereri. Tichetul Albastru este o nouă premieră la nivelul administrației publice locale din România, prin care ne dorim să economisim timpul cetățeanului și să-l ajutăm să poată comunica nemijlocit cu inspectorul care are în sarcină rezolvarea cererii sale, prin crearea unui mecanism de programare a unei discuții online cu acesta.
Procedura transparentă și rapidă prevede ca la finalul discuției online, solicitantul să primească pe e-mail ”tichetul albastru” – un document care atestă detaliile și concluziile discuției avute. Inspectorii Primăriei au fost deja instruiți cu privire la utilizarea noii proceduri, iar dotările tehnice necesare le-au fost puse la dispoziție, astfel încât să putem asigura calitatea interacțiunilor, în cadrul acestei noi proceduri. Subliniez faptul că Tichetul Albastru vizează în primul rând interacțiunea cetățenilor cu personalul de execuție. Pentru a intra în legătură cu personalul de conducere, există la dispoziția cetățenilor procedura audiențelor”, a explicat primarul Emil Boc.
Cum se utilizează TICHETUL ALBASTRU:
Pentru programarea online a unei întrevederi la personalul de execuție din cadrul instituției, solicitantul trebuie să urmeze următorii pași:
1. Se accesează www.primariaclujnapoca.ro, secțiunea Administrație/Programări online/Comunicarea cu publicul/ Solicitare Tichet Albastru.
2. Se introduce numărul de înregistrare al dosarului/cererii, numele și prenumele și data depunerii dosarului/cererii despre care dorește să discute.
3. Se alege data și ora la care dorește să aibă loc comunicarea directă cu angajatul la care se află/s-a aflat cererea/dosarul în operare.
4. Se completează câmpurile cu numărul de telefon și adresa de e-mail.
5. Se va primi pe e-mail link-ul întrevederii online, programată conform datelor completate.
6. Durata maximă a întâlnirii este de 15 minute și se desfășoară prin platforma WebEx .
Procedura de solicitare a tichetului albastru poate fi urmărită pe canalul Primăriei de YouTube: https://youtu.be/mxwdEAM_g94
La solicitarea cetățeanului, întrevederea poate să se desfășoare și telefonic sau, în ultimă instanță (când condițiile vor permite), fizic, la sediul instituției.
Programarea se face la ultimul utilizator din Infocet (sistemul intern de management al documentelor) al solicitării care face obiectul întrevederii, respectiv la angajatul care are în operare documentul sau care a formulat răspunsul, după caz. La data și ora solicitată, cetățeanul și funcționarul Primăriei discută pe subiectul cererii.
Rolul Tichetului albastru în managementul acestui proces de comunicare cetățean – inspector este de a sincroniza toate informațiile necesare pentru rezolvarea unui act administrativ atât pentru cetățean cât și pentru inspectorul responsabil. Astfel, la finalul discuției, angajatul are obligația să creeze înregistrarea aferentă Tichetului albastru, care să conțină concluziile întrevederii, apoi, după generarea automată în Infocet, să descarce documentul și să îl trimită prin e-mail cetățeanului.
Dacă, în urma analizei, persoana responsabilă constată că este necesar să fie transmise documente în completare, se procedează în felul următor: în cazul în care este nevoie de documente originale, acestea urmează să fie depuse la registratură, sau direct la angajatul căruia i-a fost repartizată cererea, după caz, în conformitate cu legislația în vigoare; în cazul în care nu este nevoie de documente originale, acestea pot fi trimise prin e-mail.
